Incorporation d’entreprise

Vous avez finalement pris votre décision: votre entreprise prendra la forme d’une société par actions. Vous songez donc à entamer les démarches pour procéder à l’incorporation de votre entreprise. Vous avez des questions en lien avec ce processus? Nous sommes ici pour y répondre.

Qu’est-ce que l’incorporation d’entreprise?

L’incorporation d’entreprise est le fait d’enregistrer légalement une entreprise ou une entité juridique. Une fois proprement constituée, la société par actions pourra ainsi exploiter son entreprise afin d’en générer des profits, qui seront ensuite répartis entre les divers actionnaires.

L’entreprise incorporée possède son propre nom, ainsi que des biens qui lui sont propres. Comme une personne physique, elle a des droits et des responsabilités, et elle assume certaines obligations. Elle peut aussi intenter des poursuites, ou être elle-même poursuivie. Enfin, par l’entremise de ses administrateurs, elle peut signer divers contrats et ententes.

Pourquoi incorporer une entreprise?

L’incorporation offre de nombreux avantages; elle est donc une option particulièrement intéressante à considérer. En effet, il s’agit de la forme juridique qui offre la meilleure protection sur le plan légal, et qui permet une plus grande latitude sur le plan fiscal.

L’un des principaux avantages de l’incorporation d’une entreprise est la séparation claire entre l’entreprise et ses actionnaires. S’ils n’ont pas commis d’actes discutables ou manqué à leurs devoirs, les actionnaires ne peuvent être poursuivis (sauf en cas de situation exceptionnelle). De plus, si l’entreprise se trouve en situation de faillite, les actionnaires sont dégagés de toute responsabilité; leurs avoirs personnels ne sont donc pas menacés, s’ils n’ont pas endossé personnellement l’entreprise.

L’autre avantage le plus appréciable de l’incorporation se situe sur le plan fiscal. En effet, une entreprise incorporée bénéficie d’un taux d’imposition plus faible que celui d’un individu (comme un travailleur autonome, par exemple). Les sommes excédentaires amassées dans le cadre de ses opérations peuvent être versées en dividendes ou en salaires, ce qui lui permet également de réduire son taux d’imposition.

Bien entendu, l’incorporation comporte également quelques désagréments: l’entreprise doit payer ses frais d’incorporation et produire ses états financiers et sa déclaration d’impôts annuelle. Malgré ces petits inconvénients, l’incorporation est une action qui en vaut amplement la peine, car le retour sur investissement s’effectuera à long terme.

Qui peut incorporer une entreprise?

La forme juridique de la société par actions peut aussi bien convenir à une personne seule qu’à un groupe. En règle générale, à peu près n’importe quelle entreprise peut décider de s’incorporer, à condition que le type d’activités qu’elle pratique le lui permette.

Vous pouvez procéder vous-même à l’incorporation de votre entreprise, mais il est toujours préférable de faire appel à un notaire spécialisé en droit commercial! Puisque plusieurs décisions prises dans le cadre d’une incorporation auront des répercussions légales et fiscales importantes, obtenir l’avis d’un professionnel vous permettra de faire des choix plus éclairés.

Les étapes à suivre pour l’incorporation de votre entreprise

Prêt à passer à l’action? Voici les étapes à franchir pour réaliser l’incorporation de votre entreprise en bonne et due forme.

1. Choisir si vous voulez vous incorporer sous la loi provinciale ou fédérale

En tant qu’entrepreneur canadien, vous pouvez généralement choisir de vous incorporer sous l’une ou l’autre des deux lois. Ce choix s’avère assez important, car il déterminera le mode de fonctionnement de l’entreprise et les règles que cette dernière doit appliquer.

Par exemple, une incorporation au provincial placera votre entreprise sous la Loi sur les sociétés par actions du Québec (SLAQ), qui stipule, entre autres, que le siège social de votre entreprise doit être localisé au Québec, et que le nom choisi doit être en français. L’incorporation régie par la loi fédérale, quant à elle, est soumise à d’autres particularités que nous n’explorerons pas ici.

2. Choisir et faire enregistrer le nom de votre entreprise

Lorsque vient le temps de choisir le nom de votre entreprise, il importe de vérifier auprès du Registraire des entreprises du Québec que le nom est encore disponible, et qu’il est assez différent de ceux des autres entreprises enregistrées.

En manque d’inspiration? Vous pouvez aussi demander au Registraire l’attribution d’une désignation numérique, ce que l’on appelle plus couramment “société à numéro”.

3. Remplir toute la documentation requise

Ici, il est fortement recommandé de faire appel à un notaire pour vous aider à produire tous les documents nécessaires: statuts constitutifs (pour déterminer les catégories d’actions émises et les droits rattachés), déclaration initiale (qui inclut toutes les informations de base sur l’entreprise, son domaine d’activité ainsi que les noms de ses administrateurs et actionnaires), etc. C’est une étape primordiale dans la constitution d’une société.

4. Régler les frais afin de recevoir votre certificat de constitution

Avant de traiter votre déclaration initiale, le Registraire exigera le paiement des frais encourus. Une fois la facture réglée, le Registraire pourra procéder à la constitution officielle de votre entreprise et émettra un certificat de constitution, qui sera déposé au registre des entreprises. Les informations contenues dans votre déclaration initiale figureront par la suite au registre.

5. Finaliser l’élaboration des règlements internes et l’organisation juridique

Félicitations! Votre entreprise est officiellement constituée. Les actionnaires devront maintenant contribuer au capital en payant leurs actions. Ensuite, il ne restera plus qu’à adopter le règlement interne de la société, à procéder à l’organisation juridique de l’entreprise et, au besoin, à conclure une convention entre actionnaires. Enfin, vous pourrez faire la demande de vos numéros de TPS et de TVQ, et vous serez fin prêt à vous mettre au travail.

À titre de notaire, nous travaillons pour vous et avec vous.